Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Nachfolgend möchten wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen einer Anzeige bzw. eines Hinweises über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder interne Regelungen („Regel-Verstöße“) mitteilen, informieren. 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist das Bischöflich Münstersche Offizialat, Bahnhofstraße 6 in 49377 Vechta, Telefon: 04441 872-0. Ansprechpersonen für das Hinweisgebersystem sind Herr Andreas Windhaus und Frau Daniela Khostevan, Fachstelle Recht, Kolpingstraße 14 in 49377 Vechta, Telefon: 0800 0060884, E-Mail: hinweisgeberschutz@bmo-vechta.de.

Daneben kann Ihr Hinweis, ebenfalls anonym sofern möglich, per E-Mail, telefonisch, per Fax oder per Post an unsere interne Ombudsstelle (Kontaktdaten der Ansprechperson unter „Verantwortlicher“) erfolgen. Unsere Ombudsstelle ist von unserem Justitiar und einer Vertretung, also einem sehr kleinen Kreis ausdrücklich autorisierter und auf die Vertraulichkeit verpflichteter Mitarbeitender, besetzt. Es werden nur die personenbezogenen Daten verarbeitet, die Sie uns zur Verfügung stellen. Unsere Ombudsstelle prüft den gemeldeten Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt.

Sofern sich einzelne Hinweise als grob fahrlässig oder vorsätzlich erteilte unrichtige Informationen erweisen, kann Ihre Identität nicht vertraulich behandelt werden.

In bestimmten Fällen besteht für uns die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen gemäß des gesetzlichen Transparenzgebots zu informieren. Dies ist regelmäßig der Fall, wenn die Informationserteilung an die beschuldigte(n) Person(en) die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Sofern keine gesetzlichen Ausnahmen vorliegen wird Ihre Identität als hinweisgebende Person nicht offengelegt und es wird sichergestellt, dass keine anderweitigen Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind.

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Neben den Inhalten Ihres Hinweises werden dabei insbesondere folgende personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet:

• Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• Position in der Behörde/Einrichtung, sofern Sie für uns tätig sind,
• Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• Eingangsbestätigung Ihres Hinweises und die weitere Kommunikation mit Ihnen,
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen,

die in Ihrem Hinweis genannt sind.

Bitte beachten Sie, dass Informationen über den Gegenstand Ihres Hinweises und die dort genannten Personen von der Ombudsstelle an die zuständige Stelle der jeweiligen Einrichtung des Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster weitergegeben werden können, sofern dies für die Durchführung interner Untersuchungen oder die Ergreifung von Folgemaßnahmen erforderlich ist. Sofern in diesem Zusammenhang Rückschlüsse auf Ihre Identität absehbar sind, leiten wir die Informationen nur weiter, sofern Sie Ihre Einwilligung gemäß § 9 Abs. 3 HinSchG erteilt haben.

Ihre Daten werden im Rahmen der geltenden Gesetze insbesondere für die folgenden konkreten Compliance- und Aufklärungszwecke verarbeitet:

• Untersuchung der Plausibilität von zugetragenen Hinweisen: Vor der Einleitung von Aufklärungsmaßnahmen wird unter anderem geprüft, ob die von Ihnen übermittelten Hinweise plausibel erscheinen und auf einen Regelverstoß durch einen unserer Beschäftigten schließen lassen.
• Aufklärung von Fehlverhalten: Handelt es sich um einen plausiblen Hinweis, können Aufklärungsmaßnahmen zur Aufklärung des Sachverhalts sowie möglicher Verstöße oder Straftaten durchgeführt werden. Hierzu werden die in Ihrem Hinweis enthaltenen Informationen sowie weitere verfügbare Informationen herangezogen und verarbeitet. Dies betrifft beispielsweise die Aufdeckung und Ahndung von Betrugshandlungen, Korruption, Steuerstraftaten, Kartellverstößen, Geldwäsche oder sonstigen Wirtschaftsdelikten oder auch von Verletzungen unserer internen Verhaltensgrundsätze (Code of Conduct).
• Verhinderung zukünftigen Fehlverhaltens: Wird im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung ein Verstoß festgestellt, können Folgemaßnahmen (Sanktionen) gegenüber den Beschuldigten Personen ergriffen werden. Weiterhin fließen die Ergebnisse der Aufklärungsmaßnahmen - soweit sie dafür geeignet sind - auch in allgemeine, präventive Compliance-Maßnahmen (z.B. Schulungen) ein und tragen so dazu bei, dass künftige arbeitsvertragliche Pflichtverletzungen oder Straftaten von Beschäftigten verhindert oder erschwert werden.
• Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen: Sofern ein Verstoß festgestellt wurde, können die im Zuge der Sachverhaltsaufklärung erhobenen Informationen dazu herangezogen werden rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren bzw. drohenden wirtschaftlichen oder sonstige Schäden von der betroffenen Gesellschaft oder Person abzuwenden.
• Entlastung von Beschäftigten: In Abstimmung mit der jeweils betroffenen Person(en) werden gegebenenfalls auch geeignete Aufklärungsmaßnahmen ergriffen, sodass mögliche Vorwürfe gegen zu Unrecht in Verdacht geratene Betroffene aufgeklärt und diese entlasten werden können.
• Prüfung der Relevanz für andere Einrichtungen der Römisch-Katholischen Kirche im Oldenburgischen Teil der Diözese Münster: Unter Umständen werden eingegangene Hinweise, welche ggf. auch andere Einrichtungen der Römisch-Katholischen Kirche des Oldenburgischen Teil der Diözese Münster betreffen, an diese in geeigneter Form weitergeleitet. Die Verarbeitung Ihrer Daten dient unter anderem auch der Prüfung, ob eine Weiterleitung an andere kirchliche Stellen erforderlich und unter Berücksichtigung der Gegebenheiten geboten ist.
• Umsetzung Mitwirkungspflichten: Gegebenenfalls müssen wir aufgrund gesetzlicher Mitwirkungspflichten die im Rahmen der Aufklärungsmaßnahmen erhobenen Daten an Strafverfolgungsbehörden oder sonstige Behörden weiterleiten. Dies kann beispielweise der Fall sein, wenn eine Strafverfolgungsbehörde als Folge einer Aufklärungsmaßnahme ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren gegen einen Betroffenen einleitet.

Die Datenverarbeitungen erfolgen grundsätzlich auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. d KDG in Verbindung mit § 10 S. 1 HinSchG. Die oben genannten Datenverarbeitungen können je nach Verarbeitungszweck aber auch auf Grundlage anderer Vorschriften erfolgen. Insbesondere gemäß § 6 Abs. 1 lit. d DSGVO in Verbindung mit: 

• §§ 16 ff. HinSchG zu Zwecken der Einrichtung sowie Gestaltung der internen Meldestelle, der Durchführung eines internen Verfahrens oder der Ergreifung von Folgemaßnahmen. 
• § 11 HinSchG zu Erfüllung der Dokumentationspflichten. Für die Aufzeichnung oder wortgetreue Protokollierung Ihres telefonisch oder mittels einer Sprachmitteilung erfolgten Hinweises benötigen wir Ihre Einwilligung. Diese werden wir in diesem Fall gesondert einholen und dokumentieren. 

Sofern zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle die Verarbeitung von besonderen Kategorien personenbezogener Daten zwingend erforderlich ist, erfolgt diese gemäß § 11 Abs. 2 lit. j KDG in Verbindung mit § 10 Satz 2 HinSchG. 

In Einzelfällen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß § 6 Abs. 1 lit. g KDG, sofern keine schutzwürdigen Interessen der betroffenen Personen überwiegen. Dies kann insbesondere im Zusammenhang mit Geltendmachung bzw. Verteidigung von Rechtsansprüchen, der Entlastung von Beschäftigten, der Prüfung der Relevanz für andere Gesellschaften und der Verbesserung der Compliance-Strukturen der Fall sein. 

Wir behandeln Ihre Daten selbstverständlich vertraulich. Sofern eine Übermittlung Ihrer Daten zur Einleitung von Folgemaßnahmen bzw. ihre Weitergabe an andere kirchliche Einrichtungen der der Römisch-Katholischen Kirche des Oldenburgischen Teil der Diözese Münster erforderlich ist, erfolgt die Datenweitergabe ausschließlich, sofern Sie hierin einwilligen oder sofern dies gemäß § 9 Abs. 1 und Abs. 4 HinSchG legitimiert ist. 

Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kann es in Einzelfällen zu einer Weitergabe Ihrer Daten an Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie unseren externen Rechtsbeistand kommen. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist vertraglich oder gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Bei der Entgegennahme, Organisation und Dokumentation von Hinweisen werden wir durch die product kitchen GmbH, 73035 Göppingen unterstützt, die streng weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter für uns tätig ist.  

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgt in diesem Zusammenhang nicht. 

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Abschluss des Verfahrens zu Dokumentationszwecken für einen Zeitraum von drei Jahren (§ 11 Abs. 5 HinSchG) aufbewahrt. In Ausnahmefällen kann es zu einer längerfristigen Aufbewahrung kommen, sofern andere Rechtsvorschriften dies erforderlich machen. 

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (§ 17 KDG), Berichtigung unrichtiger Daten (§ 18 KDG), Löschung nach Maßgabe des § 19 KDG, Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe des § 20 KDG und Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des § 22 KDG.
• Widerruf Ihrer Einwilligung, wenn die Daten auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. b oder § 11 Abs. 2 lit. a KDG verarbeitet werden. Bitte richten Sie den Widerruf an die oben unter „Verantwortliche“ genannte Ansprechperson. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.
• Widerspruch gegen die Datenverarbeitung, wenn die Daten auf Grundlage von § 6 Abs. 1 lit. f oder lit. g KDG verarbeitet werden. Bitte richten Sie den Widerspruch an die oben unter „Verantwortliche“ genannte Ansprechperson.
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde: Katholische Datenschutzaufsicht Nord (E-Mail: info@kdsa-nord.de).

Unseren Datenschutzbeauftragten (datenschutz nord GmbH) erreichen Sie über kirche@datenschutz-nord.de.